Integritetspolicy

Översikt

Helm Polar är en B2B-tjänst för F-gasregister, uppföljning, dokumentation och rapportering. Denna integritetspolicy beskriver på ett praktiskt sätt vilka personuppgifter och verksamhetsuppgifter som kan behandlas i tjänsten. Tjänsten tillhandahålls av Helm Systems.

Kunden ansvarar normalt för de uppgifter som läggs in i tjänsten. Helm Polar behandlar uppgifter för att kunna tillhandahålla, administrera, säkra och vidareutveckla plattformen.

Vilka personuppgifter som lagras

Uppgifter kan omfatta namn, e-postadress, roll, företagskoppling, inbjudningar, kontostatus, tema- och användarinställningar samt tekniska uppgifter som behövs för säker inloggning och behörighet.

Användarkonton och kontaktuppgifter

Helm Polar behandlar uppgifter om användarkonton för att kunna hantera inloggning, behörigheter, rollfördelning, företagsmedlemskap och servicepartneråtkomst. Kontaktuppgifter kan användas för viktiga systemmeddelanden, inbjudningar, lösenordsåterställning och påminnelser som rör F-gasuppföljningen.

Aggregat- och fastighetsdata

Tjänsten lagrar registerdata om aggregat, köldmedium, mängder, kontrollintervall, fastigheter, kommun, placering, servicepartners, kontrollstatus, läckage, påfyllningar, skrotning och annan historik. Sådan data är främst verksamhets- och complianceinformation, men kan innehålla personuppgifter om den kopplas till namngivna användare, kontaktpersoner eller tekniker.

Aktivitetsloggar

Helm Polar sparar aktivitetsloggar för spårbarhet, säkerhet och regelefterlevnad. Loggar kan visa vem som registrerat, ändrat, arkiverat, skrotat, tilldelat eller laddat upp information i systemet.

Dokument

Kunder och behöriga användare kan ladda upp dokument, exempelvis kontrollrapporter, serviceprotokoll, läckagerapporter, myndighetsunderlag och skrotningsintyg. Kunden ansvarar för att dokumenten är relevanta och att de inte innehåller fler personuppgifter än nödvändigt.

Varför data behandlas

Data behandlas för att:

• tillhandahålla och säkra Helm Polar,
• hantera inloggning, behörighet och multi-tenant åtkomst,
• möjliggöra registerhållning och F-gasuppföljning,
• skapa rapporter, påminnelser och dokumentationsunderlag,
• upprätthålla spårbarhet genom aktivitetsloggar,
• ge support och administrera kundrelationen.

Hur länge data sparas

Uppgifter sparas så länge kundrelationen består och så länge de behövs för tjänstens ändamål, rättsliga krav, avtal, säkerhet eller spårbarhet. Aggregat- och dokumenthistorik kan behöva sparas under längre tid eftersom F-gasrapportering och tillsyn ofta kräver historiskt underlag. Radering eller export hanteras enligt avtal och tillämplig lag.

Underbiträden och tjänsteleverantörer

Helm Polar kan använda följande leverantörer för drift och tillhandahållande av tjänsten:

• Vercel för hosting och applikationsdrift.
• Neon/PostgreSQL för databastjänster.
• Resend för transaktionella e-postmeddelanden.
• Vercel Blob för lagring av uppladdade dokument.

Leverantörer används endast för att tillhandahålla tjänsten och inte för marknadsföringsspårning i den nuvarande implementationen.

Kontakt för integritetsfrågor

Vid frågor om integritet, personuppgifter, registerutdrag, rättelse eller radering, kontakta Helm Polar via kontakt@helmpolar.se.